Кому нужна ЭТрН с 1 сентября 2026 года
С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная становится обязательной для участников коммерческих автомобильных грузоперевозок. Изменение касается не только транспортных компаний: перейти на ЭТрН должны организации и индивидуальные предприниматели, которые отправляют товары, принимают грузы, заказывают перевозку у стороннего перевозчика или работают через экспедитора. Поэтому проверить готовность необходимо производственным предприятиям, оптовой и розничной торговле, интернет-магазинам, дистрибьюторам, складам и другим компаниям с физическим движением товаров.
Правовую основу перехода установил Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ. Он вводит обязательное электронное оформление ключевых перевозочных и экспедиторских документов. Для автомобильных перевозок главным документом остается транспортная накладная, но с указанной даты она должна формироваться в электронной форме и передаваться в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД. Бумажный вариант сохранится только для специально предусмотренных исключений.
Главное: обязанность определяется не видом деятельности компании, а ее ролью в конкретной перевозке. Даже организация, которая не занимается логистикой профессионально, становится участником ЭТрН, если она отправляет или получает груз с привлечением стороннего перевозчика.
ЭТрН и ЭПД: в чем разница
ЭТрН — электронная транспортная накладная, подтверждающая заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом и фиксирующая основные этапы доставки. ЭПД — более широкое понятие. К электронным перевозочным документам относятся не только ЭТрН, но и электронные заказы и заявки на перевозку, железнодорожные транспортные накладные, грузовые накладные при авиаперевозках, а также экспедиторские документы.
Поэтому бизнесу важно не ограничиваться вопросом «нужна ли нам ЭТрН». Если компания привлекает экспедитора, использует несколько видов транспорта или оформляет заказы-заявки, ей может потребоваться перестроить сразу несколько связанных процессов. Электронные документы должны последовательно отражать реальную хозяйственную операцию и согласованно попадать в учетную систему.
Кому требуется использовать ЭТрН
| Участник | Когда возникает обязанность | Что делает в ЭТрН |
|---|
| Грузоотправитель | Передает груз стороннему перевозчику по договору перевозки. Это может быть продавец, поставщик, производитель, склад или иное лицо, указанное грузоотправителем. | Формирует исходные сведения о грузе и перевозке, подписывает свой титул и передает документ дальше по цепочке. |
| Перевозчик | Принимает груз и выполняет коммерческую перевозку автомобильным транспортом. | Подтверждает прием груза, указывает сведения о водителе и транспортном средстве, фиксирует этапы перевозки и передачу груза. |
| Грузополучатель | Принимает товар, доставленный сторонним перевозчиком, даже если перевозку заказал поставщик. | Подтверждает получение, отражает дату, состояние и количество грузовых мест, а при необходимости фиксирует расхождения. |
| Экспедитор и клиент экспедитора | Заключают договор транспортной экспедиции и оформляют поручение, экспедиторскую или складскую расписку. | Работают не только с ЭТрН, но и с обязательными электронными экспедиторскими документами. |
Таким образом, ЭТрН потребуется не только перевозчику. Отправляющая и принимающая стороны тоже участвуют в создании единого электронного документа и подписывают относящиеся к ним сведения. Если одна из сторон не готова, цифровая цепочка может остановиться: водитель примет груз, но документ не пройдет следующий этап, бухгалтерия не получит подтверждение доставки, а расчеты с контрагентом задержатся.
Какие компании затронут новые правила
Проверить процессы стоит практически любому бизнесу, который регулярно приобретает, продает или перемещает материальные ценности с привлечением стороннего перевозчика. В первую очередь это:
- производители, отгружающие готовую продукцию покупателям и дистрибьюторам;
- оптовые компании, поставщики и дилеры;
- розничные сети и магазины, принимающие товары через транспортные компании;
- интернет-магазины и продавцы маркетплейсов, если в схеме есть договор перевозки груза;
- строительные организации, перевозящие материалы и оборудование с помощью подрядчиков;
- агропредприятия и пищевые производства;
- складские и логистические операторы;
- компании, которые поручают организацию доставки экспедитору;
- организации, получающие оборудование, сырье или товары от поставщика с участием стороннего перевозчика.
Отдельное внимание необходимо уделить договорам. В реальной поставке роли могут распределяться по-разному: перевозку оплачивает покупатель, организует продавец, груз передает сторонний склад, а принимает филиал или ответственное лицо. До запуска ЭТрН нужно определить, кто именно будет указан грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем, кто формирует каждый титул и кто имеет право его подписывать.
Когда транспортная накладная не требуется
Если организация перевозит собственный груз для собственных нужд на собственном автомобиле и не заключает договор перевозки со сторонним лицом, транспортная накладная, как правило, не оформляется. Следовательно, не возникает и обязанности создавать ЭТрН. Это важное отличие от ситуации, когда компания доставляет свой товар покупателю собственным транспортом: решение зависит от договорной конструкции, момента перехода права собственности и того, возникает ли самостоятельный договор перевозки.
Не следует автоматически относить любую поездку автомобиля к коммерческой перевозке. Одновременно нельзя считать собственным перемещением доставку, фактически выполненную привлеченной транспортной компанией или экспедитором. Для спорных схем лучше заранее сопоставить договор, первичные документы и фактические обязанности сторон.
В каких случаях возможна бумага
Минтранс предусмотрел ограниченные случаи, когда отдельные перевозочные или экспедиторские документы разрешено оформлять на бумажном носителе. Конкретный перечень зависит от вида транспорта и документа. Среди установленных оснований встречаются:
- перевозки для нужд органов государственной власти, обороны, безопасности и правопорядка, а также специальных и воинских грузов;
- работа в условиях режима повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного или военного положения, контртеррористической операции;
- отсутствие технической возможности оформить документ из-за обстоятельств непреодолимой силы;
- оказание экспедиционных услуг физическому лицу для личных, семейных или домашних нужд, не связанных с предпринимательством;
- отдельные случаи, когда клиентом по договору транспортной экспедиции является иностранное лицо.
Такие исключения нельзя использовать как обычную альтернативу электронному документообороту. Само по себе нежелание подключаться к оператору, отсутствие настроенного рабочего места или неготовность контрагента не превращает бумажную накладную в допустимый вариант.
Как будет работать обмен ЭТрН
Компании и предприниматели взаимодействуют с ГИС ЭПД через аккредитованного оператора информационной системы электронных перевозочных документов. Прямого рабочего кабинета ГИС ЭПД для обычного участника перевозки недостаточно: оператор обеспечивает создание документов по утвержденному формату, их подписание, обмен между сторонами, роуминг и передачу сведений в государственную систему.
Документ состоит из последовательно формируемых титулов. Грузоотправитель создает сведения о перевозке, перевозчик подтверждает прием груза и отражает движение, грузополучатель оформляет результат приемки. При замене водителя или автомобиля, расхождениях по грузу и других событиях используются предусмотренные форматом сведения и титулы. Поэтому процесс требует не только электронной подписи, но и согласованных действий логистов, кладовщиков, водителей, бухгалтеров и сотрудников контрагентов.
Что необходимо подготовить до 1 сентября
1Провести инвентаризацию перевозок. Определить маршруты, виды транспорта, договоры с перевозчиками и экспедиторами, а также роли компании в каждой схеме.
2Назначить ответственных. Зафиксировать, кто создает документ, проверяет сведения, подписывает титулы и исправляет ошибки.
3Выбрать оператора ИС ЭПД. Проверить его наличие в реестре Минтранса, условия подключения, роуминг и возможности интеграции.
4Подготовить электронные подписи. Руководителю или ИП потребуется квалифицированная электронная подпись; для сотрудников следует настроить полномочия и машиночитаемые доверенности, когда они необходимы.
5Настроить учетную систему. Сведения о контрагентах, грузах, водителях, автомобилях, адресах и документах должны передаваться без повторного ручного ввода.
6Провести тестовые перевозки. Проверить полный цикл от создания ЭТрН до приемки груза и отражения результата в учете вместе с реальными контрагентами.
Как подготовить 1С к работе с ЭТрН
Наиболее устойчивый процесс получается, когда данные для ЭТрН берутся из учетной системы, а статусы перевозки возвращаются в нее автоматически. Для компаний разного масштаба источником могут быть 1С:Управление торговлей 8, 1С:Комплексная автоматизация 8, 1С:ERP Управление предприятием и отраслевые решения. Конкретная схема зависит от конфигурации, версии программы, оператора ИС ЭПД и распределения ролей между подразделениями.
Перед настройкой следует проверить качество нормативно-справочной информации: наименования и реквизиты контрагентов, адреса погрузки и выгрузки, характеристики груза, единицы измерения, данные автомобилей и водителей. Затем нужно сопоставить документы реализации, складские распоряжения, заказы на перевозку и ЭТрН. Это уменьшит ручной ввод и риск расхождения между электронной накладной, бухгалтерским учетом и фактической приемкой.
ТехКон продает, внедряет, сопровождает и дорабатывает программы 1С, помогает организовать интеграцию учетной системы с электронным документооборотом и настроить рабочие места пользователей. Специалисты могут обследовать действующую схему перевозок, определить точки формирования данных, подготовить обмен с оператором и провести тестовый цикл. Услуги бухгалтерского аутсорсинга ТехКон помогают выстроить корректное отражение перевозок и первичных документов в учете.
Краткий вывод
С 1 сентября 2026 года использовать ЭТрН должны участники коммерческих автомобильных грузоперевозок: грузоотправители, перевозчики и грузополучатели. Требование затрагивает компании и ИП независимо от отрасли, если они отправляют или принимают груз с участием стороннего перевозчика. Экспедиторам и их клиентам дополнительно необходимо перейти на электронные экспедиторские документы. Исключения ограничены и зависят от конкретного вида документа и обстоятельств перевозки.
Подготовку лучше завершить до обязательной даты: определить роли, выбрать оператора ИС ЭПД, оформить подписи, привести в порядок данные и протестировать обмен с контрагентами. Главный риск перехода связан не с созданием одного электронного файла, а с несогласованностью всей цепочки — от склада и водителя до бухгалтерии и покупателя.
Получить подробную БЕСПЛАТНУЮ КОНСУЛЬТАЦИЮ по программам 1С и другим вопросам для вашего бизнеса Вы можете по телефону +7 (4712) 220-720 или +7 (919) 213-71-11.
Офис ТехКон на картах: Яндекс Карты, 2ГИС, Google Карты.
Возможно Вы искали: кому нужна ЭТрН в 2026 году, обязательная электронная транспортная накладная, ЭТрН с 1 сентября 2026 года, переход на ГИС ЭПД, настройка ЭТрН в 1С
